Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP mới nhất về hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp đang dần chuyển giao từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Ngoài những vướng mắc về hóa đơn điện tử có chừa ngày được không, hóa đơn điện tử chuyển đổi như thế nào,… việc hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì, ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã xác thực cũng là điều mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Để giúp kế toán và doanh nghiệp lựa chọn được loại hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh, bài viết này sẽ chia sẻ những điều cần biết về hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực và hóa đơn điện tử được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng đều là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lập, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực có những điểm khác biệt so với hóa đơn điện tử đó là có chứa: Số xác thực; Mã xác thực; Mã QR (mã này là mã vạch hai chiều được hiển thị ở trên bên góc phải của hóa đơn điện tử xác thực).
Hoá đơn điện tử và hoá đơn điện tử có mã xác thực khác nhau ở chỗ nào?
Điểm khác nhau ở chỗ Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Trong đó:
– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Ưu và nhược điểm của hai hình thức hóa đơn điện tử
Về ưu điểm:
– Hóa đơn điện tử thông thường thì lập hóa đơn và phát hành nhanh chóng, không lo ngại tình trạng nghẽn mạng, mất mạng của Tổng cục Thuế do bên bán phát hành trực tiếp cho bên mua.
– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực thì sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Về nhược điểm:
– Hóa đơn điện tử có mã xác thực thì thường phụ thuộc vào đường truyền mạng của Tổng cục Thuế, tình trạng nghẽn mạng sẽ dẫn đến chậm trễ việc giao hóa đơn do bên bán phải xác thực với Thuế trước khi phát hành cho bên mua.
– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thông thường phải làm và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã xác thực
Doanh nghiệp sẽ phải lập hóa đơn mỗi khi có phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Khi lập hóa đơn điện tử có mã xác thực, kế toán của doanh nghiệp có thể lập sau đó lưu tạm hóa đơn hoặc lập xong gửi hóa đơn đi để cấp mã xác thực ngay.
Mức xử phạt dành cho doanh nghiệp xuất lùi ngày hóa đơn điện tử
Nguyên nhân nhiều doanh nghiệp cố tình “né” sử dụng HĐĐT
Các bước thực hiện:
– Vào chức năng theo menu, kế toán chọn loại hóa đơn và mẫu hóa đơn cần lập sau đó chọn nút “Lập hóa đơn”.
– Khi đó, hệ thống hiển thị màn hình lập hóa đơn tươug ứng với loại hóa đơn đã chọn, kế toán điền đầy đủ các thông tin cần thiết cho hóa đơn.
– Sau khi nhập xong thông tin, bạn chọn nút “Lưu” (nếu muốn Lưu tạm) hoặc cắm USB token (Chữ ký số) vào máy tính và chọn nút “Ký và gừi hóa đơn” (nếu muốn gửi luôn hóa đơn để được cấp mã xác thực).
– Các hóa đơn sau khi đã “Lưu” hoặc “Ký và gửi hóa đơn” sẽ được xem lại ở chức năng “Tra cứu hóa đơn”.
